Unit Pentadbiran dan Kewangan adalah sebuah unit yang menjadi peneraju penggerak kepada aktiviti Kolej Matrikulasi Johor serta penjana kepada semua aktiviti pentadbiran yang merangkumi perkhidmatan, perjawatan dan pentadbiran am serta hal ehwal kewangan.
Ia juga berfungsi dalam mengawal dan menguruskan perbelanjaan mengurus dan pembangunan mengikut peruntukan yang diluluskan oleh Bahagian Matrikulasi Kementerian Pendidikan Malaysia berdasarkan peraturan-peraturan yang ditetapkan setiap masa.
MAKLUMAT UNIT
- Jumlah staf Unit Pentadbiran dan Kewangan keseluruhannya seramai 24 orang.
- Berperanan mengendalikan, menguruskan segala keperluan, perkhidmatan staf dari mula pelantikan hingga persaraan.
- Bertanggungjawab dalam hal-hal kewangan, perolehan, aset dan pembangunan di kolej.
- Bertanggungjawab menjaga keselamatan staf, pelajar, hartabenda KMJ, kebersihan dan keceriaan kolej.
- Menerima dan menyelesaikan aduan pelanggan.
- Beroperasi mulai Jam 8:00 pagi hingga 5:00 petang.
- Pegawai yang boleh dihubungi untuk sebarang urusan/pertanyaan:
No.Tel : 06-9781613
No.Faks : 06-9781672
FUNGSI UTAMA UNIT
Fungsi unit ini terbahagi kepada dua fungsi yang utama, iaitu:
FUNGSI UNIT PENTADBIRAN
- Menguruskan dan mengemaskini Buku Pekhidmatan Kerajaan(BPK).
- Menguruskan dan mengemaskini maklumat dan hal-hal perjawatan.
- Bertanggungjawab menguruskan hal-hal perkhidmatan pegawai/staf kolej seperti urusan pelantikan, pertukaran, kenaikan pangkat/pemangkuan, peperiksaan/ prestasi, tatatertib, cuti dan persaraan/pencen.
- Menguruskan keperluan latihan dan kompentensi
- Menguruskan dan menyelia hal-hal berkaitan pentadbiran kolej , fail, dokumen rasmi, surat-menyurat, kuarters, tempahan kenderaan dan premis di kolej.
- Bertanggungjawab menguruskan hal-hal berkaitan pengurusan stor dan aset alih kolej dari aspek pendaftaran, penerimaan hingga pelupusan serta memastikan keselamatan aset dan harta benda kolej dipelihara dan dikawalselia.
- Menjadi urusetia perhimpunan bulanan kolej, mesyuarat-mesyuarat utama dan acara-acara serta majlis-majlis rasmi di kolej
- Menerima, menyelesaikan aduan dan pertanyaan pelanggan dan warga KMJ.
FUNGSI UNIT KEWANGAN - Menyediakan laporan bulanan dan tahunan prestasi perbelanjaan kolej
- Menguruskan permohonan peruntukan kewangan, permohonan pindah peruntukan dan peruntukan tambahan
- Menyediakan belanjawan mengurus tahunan ABM dan pembangunan kolej
- Menyedia dan menguruskan bajet akaun amanah kolej
- Menerima dan memproses baucar bayaran tuntutan-tuntutan TNT/ELM dan lain-lain
- Menyelenggara proses penghantaran pesanan tempatan
- Menguruskan pembelian melalui sistem e-perolehan
- Menguruskan kutipan hasil & terimaan
- Menguruskan bil-bil utiliti, bil akaun pukal kolej dan waran udara
- Memproses gaji
- Menguruskan pembayaran elaun wang saku pelajar
- Menjawab dan memberi maklumbalas pertanyaan audit
- Bertanggungjawab menguruskan perolehan kolej melalui tender, sebutharga, kontrak, pembelian terus dan panjar wang runcit.
- Menguruskan pakej latihan/kursus staf kolej dan pelajar.
PERATURAN ATAU PROSEDUR
- Urusan semua jenis cuti hendaklah dimohon lebih awal.
- Memastikan semua staf di bawah unit pentadbiran mencukupi kursus 7 hari setahun.
- Menguruskan Penilaian Prestasi Tahunan.(SKT/LNPT) mengikut tempoh yang ditetapkan.
- Urusan permohonan tempahan kenderaan jabatan hendaklah dimohon lebih awal sekurang-kurangnya 3 hari sebelum tarikh penggunaan, mendapat sokongan ketua jabatan dan mempunyai dokumen sokongan.
- Urusan tempahan premis kolej seperti dewan, rumah tamu, padang dan lain-lain prasarana hendaklah dimohon secara bertulis dan mendapat kebenaran dari ketua jabatan dan dikenakan caj/bayaran mengikut prosedur dan surat pekeliling yang berkuatkuasa.
- Staf kolej bertanggungjawab mengemaskini dan memberi maklumat berkaitan pengisytiharan harta setiap 5 tahun perkhidmatan atau apabila ingin mengemaskini maklumat harta yang baru diperolehi.
- Urusan permohonan stor kolej hendaklah dimohon 3 hari lebih awal, diisi dalam borang permohonan stok, disahkan oleh pegawai pelulus dan tertakhluk pada waktu urusan stor.
- Beroperasi mulai Jam 8:00 pagi hingga 5:00 petang.
- Pegawai yang boleh dihubungi untuk sebarang urusan/pertanyaan:
No.Tel : 06-9781613
No.Faks : 06-9781672